個人情報保護に関する規定

(目的)
第1条
この規程は、ソフト・シリカ株式会社(以下「当社」という)が保有する個人情報につき適正な保護の取扱について基本的事項を定め、個人の権利利益の保護を実現することを目的とする基本規定である。

(定義)
第2条
この規程における用語の定義は、次の各号に定める。
1. 個人情報
個人情報とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述などにより特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することできることとなるものを含む)をいう。以下の各項目についての情報はこれに該当する。
(1) 社員名簿
(2) 人事考課や職種・身分・地位を示す肩書き等
(3) 社員の健康に関する情報
(4) 社員の財産などに関する情報
(5) 所得税等の公租公課に関する情報
(6) 社員を特定できる写真及び映像情報
(7) 社員個別に識別が可能なメールアドレス情報
2. 社員等とは、役員、社員、嘱託社員、派遣社員、パート、アルバイトなど会社の業務に従事する者及び会社の採用応募した者と退職者を含む。

(守秘義務)
第3条
社員などは、在職時はもとより、退職後においても、会社が収集・保管・管理する個人情報を第三者に会社の許可なく開示し、又は漏洩をしてはならない。

(個人データ管理者)
第4条
1. 会社は、社員等の個人情報を適切に管理するための責任者として個人データ管理者をおく。
2. 個人データ管理者は、個人情報への適切な安全管理対策を講じ、個人情報へのアクセス、個人情報の破壊、紛失、改ざんや漏洩に関し規程に基づき適切な管理を行うとともに、社員等にたいして教育、本規定の周知徹底等を実施する責任を負うものとする。

(個人情報の収集及び取得の原則)
第5条
1. 個人情報を収集するときは、予め収集目的を明確にし、本人に明示し目的を達成するために必要な範囲内で収集するものとする。
2. 会社が収集する個人情報は適法かつ公正な手段により収集し雇用管必要な範囲に止めること。

(特定の機微な個人情報の収集の禁止)
第6条
達成するために当該個人情報が必要かつ欠かすことができない場合は除く

(個人情報の作成・加工・変更)
第7条
1. 個人情報の電子データ又は文書データにまとめる作業は個人データ管理責任者の指揮監督のもとで行うものとする。
2. 個人データ管理責任者から前項の作業を指示された社員等は守秘義務に関する誓約書を提出すること。
3. 前2項の定めは、個人情報データの加工及び変更作業等を実施する場合にも準用される。

(個人情報利用の原則)
第8条
社員の個人情報の収集したときの目的の範囲を超えて、個人情報の利用及び提供してはならない。また、会社から権限を付与された者のみが利用できるものとする。

(目的外利用)
第9条
社員の個人情報を予め明示した目的外に利用使用とする場合には本人に説明の上、その同意を得るものとする。

(第三者への提供)
第10条
社員の個人情報を第三者に提供する場合には、提出先、提供する情報の内容、目的を本人に説明をなし同意を得るものとする。なお、個人情報を第三者に提供する場合には個人データ管理責任者の承認を得るものとする。

(個人情報の管理の原理)
第11条
個人情報は、文書またはその他の電子情報データとして記録され、施錠可能な保管場所に管理し、その取扱いは個人データ管理責任者及び個人情報の利用権限を付与された者によって保管・管理される。

(個人情報の保存期間)
第12条
社員等の個人情報の保存期間は、在職中及び退職後5年間とする。採用応募者の個人情報は、不採用の場合は当該採用選考期間を経過した後直ちに復元不可能な状態にして消去・廃棄する。

(個人情報の持ち出しの禁止)
第13条
社員等は、会社の許可なく個人情報データを保存している文書・電子データを許可なく社外に持ち出しすることを禁止する。

(個人情報の開示・訂正・消去)
第14条
1. 本人から事故の情報について開示を求める事ができる。開示の請求を受けた場合、個人データ管理責任者は合理的な期間内にこれに応じるものとする。
2. 前項に基づき開示された情報に誤りがあり、本人はその情報の訂正及び消去を求めることができる。個人データ管理責任者は申出た本人の請求に合理的理由がみとめられる場合には訂正又は消去しなければならない。

(個人情報データ管理責任者)
第15条
1. 会社は、常勤役員の中から個人情報データ管理責任者1名を任命し、社内における個人情報の管理業務を行わせる。
2. 個人情報管理責任者は、当規程の定めるところに基づき、個人情報保護に関する内部規定の整備、安全対策、周知及び教育訓練等を実施し法令順守及び当規程の運用を行う。
3. 個人情報に関し苦情又は相談を受け付けるための機関を設置する。苦情又は相談を受けた場合はその内容を聴取し、適切な措置を講じ本人には文書にて報告しなければならない。

(個人情報の持ち出しの禁止)
第16条
社員がこの規程に違反した場合には、就業規則に基づき懲戒処分を行う。

附則
本規程は、平成18年4月1日から施行する。

−以上

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